国際スポーツイベントにおける
海外メディア向け広報・PR デスク：シティプロモーション

～時間がない中で臨機応変・柔軟対応してくれる事業者とタッグを組みたい～

埼玉県産業労働部観光課様

時期：2019年8月～11月

当初の課題

入札後の契約締結予定日から活動開始までの時間が短いため、確実に業務を遂行できる事業者を選定したい
海外向けの本格的な広報・PRは初めての試みなので、どんな情報やツールが必要かわからない
セキュリティやスケジュールの関係上、海外メディアにコンタクトできるチャンスが限らるため、コミュニケーションや取材誘致・対応に慣れており、且つ柔軟に対応してくれる事業者を探している

ステップ１

事前準備：確定後、速やかに誘致活動の主体となる熊谷スタジアム、および周辺の観光地、飲食店等の現地視察および関係者様へのご挨拶。

同時に活動のベースとなるコミュニケーション戦略を策定し、数値目標をも設定。熊谷スタジアムで試合がある国の中で、メインターゲット国は、メディアバリューのあるかつラグビーワールドカップ参加国の中で訪日旅行者が多い米国・イギリスとし、次にロシア、サモア、ジョージア、ウルグアイ、アルゼンチンとする。

ステップ２

海外向け広報・PR活動の基盤づくりとして、ファクトブックをイチから作成（日本語で書き起こし→ご確認→ネイティブによる英訳）。既にある多くの多言語パンフレット・資料から、今回活用するものを選定して配布用プレスキットにまとめる。

膨大にある画像から適したものを専用ページにアップし、直接ダウンロードいただけるように設定。FAQだけでなく、および業務上の問い合わせマニュアルも作成。

プロジェクト全体の進行はチェックリストで管理、最終的に150項目に及ぶ。

ステップ３

初回のプレスリリースに向けて急ピッチで準備。期間中のベストな日程で、海外メディアにお勧めしたいスポットを巡るメディア・ツアーを設定。契約から2週間で配信、期間中の試合日程情報、メディアデスクとメディア・ツアーの概要、問い合わせ先を広く告知する。

ステップ４

翌週に第二弾（メディア・ツアーの詳細および申し込み受付開始）のリリースを配信。この機会を最大限に活用すべく、RWCで現地スタジアムを訪れるメディア以外でも参加できるように設定し、在京の海外メディアのリストを拡充して配信。

ステップ5

翌週から都内のメディアカンファレンスセンターにおける各ホスト・シティによるブース出展がスタート。記者会見に参加したり仕事をしているメディアが立ち寄る場としてスタンバイ。ファクトブック、パンフレットの他、専用のコンタクト・カード、メディア・ツアーの案内、銘菓などを配布しながら、参加や取材の誘致を試みる。VR機材で県内の観光名所である秩父・川越の映像を用意し、体験してもらう。

ステップ6

いよいよ2週間半にわたるスタジアムでの試合がスタート。現地のべニューメディアセンターに案内ブースを設置し、試合前後や休憩中に立ち寄るメディア向けに同様の誘致活動を行う。（他スタジアムを含む）試合結果や戦況によって各国のメディアの様子も変わるので、誘致側も全体を把握して注意深く動くことが求められる。期間中のチームの表敬訪問先（地元の小学校等）の取材も誘致、アテンドを行う。